Agenda

Es la pantalla que se abre al entrar, y muestra un día.

Te avisamos por mail, no hace falta que la mires

Cada vez que alguien reserva desde la página, te llega un mail con quién es, qué día y a qué hora, con quién, y su teléfono para escribirle de una. Y cada vez que alguien cancela desde su link, te llega otro avisando que ese horario volvió a quedar libre.

Va al mail del dueño del local. Si son dos dueños, les llega a los dos.

La cancelación es la que más sirve de las dos. Una reserva se nota sola cuando el cliente aparece. Una cancelación no se nota nunca: el turno deja de estar en la agenda y la única forma de darte cuenta es acordarte de que estaba. Con el aviso te enterás cuando todavía tenés tiempo de ofrecerle esa hora a otro.

Los turnos que cargás vos a mano no mandan ningún mail: ya los estás viendo.

Cómo leerla

Los turnos cuelgan de una línea, con la hora en el margen izquierdo, igual que en la agenda de papel.

• Los ratos libres están escritos (1 h 20 libres). No es espacio vacío: es información. Ahí podés comer, o meter a alguien que llame.
• La línea de "Ahora" te dice en qué punto del día estás. Aparece solo si estás mirando hoy.
• Con las flechas ‹ › te movés de día. Hoy te trae de vuelta.
• El almanaque, al lado de las flechas, te lleva a cualquier fecha de un toque. Es para ir lejos: al 4 del mes que viene, o a un sábado de hace tres semanas, sin pasar de a un día.
• Arriba se ve el resumen del día: cuántos cortes y cuánto entró.
• Si en la barbería atiende más de un barbero, la agenda viene partida por barbero. Está acá abajo, en "Cuando atiende más de uno".
• Cada turno se puede mover o sacar. Está más abajo, en "Mover un turno".

Cuando atiende más de uno

Si en el local atiende más de una persona, la agenda arranca partida por barbero: una al lado de la otra en la computadora, y una abajo de la otra en el celular. Arriba de todo hay una fila de botones para elegir qué mirás.

• Cada uno es como arranca. Cada agenda con el nombre arriba y su cuenta de turnos del día.
• El nombre de un barbero deja sola esa agenda. Y mientras la estés mirando, el turno que cargues a mano ya viene puesto para esa persona.
• Todos juntos es el local entero en una sola lista, ordenada por hora. Ahí cada turno dice de quién es, con una tijerita al lado del nombre. Sirve para contestar "¿qué está pasando a las tres?".

En "Todos juntos" no se escriben los ratos libres, y es a propósito. Un rato libre es de alguien. Entre tu turno de las 10:30 y el de tu compañero de las 12 no hay una hora y media libre en el local: hay una hora y media libre tuya, y otra de él. Para verlos de verdad, mirá la agenda de cada uno.

Esto lo ve el dueño, que es el que ve los turnos de todos. Un barbero ve solo los suyos, así que para él no hay nada que separar.

Qué podés hacer en cada turno

Recordar: abre el chat con el cliente y el mensaje ya escrito. Lo leés, lo cambiás si querés, y mandás. Sale algo así:

Hola Martín! Te escribo de Tropi Barbershop para recordarte tu turno mañana a las 15:00 (Corte clásico). ¿Confirmás que venís?

Termina en una pregunta a propósito. Un recordatorio que no espera respuesta no sirve para lo único que importa: enterarte de que no viene mientras todavía podés darle esa hora a otro.

Nada se manda solo. El mensaje queda escrito esperándote en WhatsApp y el último toque lo das vos. Mandar solo, por afuera de WhatsApp, es la forma más rápida de que le bloqueen el número al local.

El botón te dice cuál de los dos es. En un turno que ya empezó, o en uno que marcaste como que no vino, dice WhatsApp y el chat abre en blanco: un recordatorio ahí llega tarde, y lo que haya para decir depende de qué pasó. Mientras diga Recordar, el mensaje va escrito.

No vino: para el cliente que reservó y no apareció.

Este botón aparece recién cuando el turno ya empezó. Uno de mañana no puede haber faltado todavía.

Un turno que ya pasó se cuenta como cumplido salvo que digas lo contrario. Solo tenés que tocar el botón en el caso raro. Si hubiera que confirmar uno por uno los que sí vinieron, nadie lo haría y a la semana el recuento estaría en cero.

Marcar que no vino no le suma plata a nadie, pero queda contado aparte. Al final de la semana vas a ver cuántos faltaron y cuánto se dejó de cobrar. ¿Se equivocaron y sí vino? El botón cambia a Sí vino y se deshace.

Mover un turno

Cambiar: abre el turno y te deja tocar el día, la hora, el servicio y quién lo atiende. Es para el caso de todos los días: no llegás a las 10:30, le escribís al cliente, arreglan para las 12, y la agenda tiene que decir eso.

Guardás y aparece Avisarle, que abre el chat con el cambio ya escrito:

Hola Martín! Te escribo de AL Studio para avisarte que tu turno mañana pasa de las 10:30 a las 12:00 (Corte y barba).

Dice de dónde a dónde, no solo la hora nueva. Si esa persona tenía dos turnos esa semana, "pasa a las 12:00" no le dice cuál le moviste.

Tres cosas que conviene saber:

• El precio no se toca si solo movés la hora. Lo que se pactó se respeta: aunque el corte haya subido desde que reservó, sigue pagando lo de aquel día. Cambiar el servicio sí es un acuerdo nuevo, y ahí se toma el precio de hoy.
• El link que el cliente tiene en el mail sigue sirviendo, y muestra la hora nueva. Por eso conviene mover el turno en vez de cancelarlo y cargarlo de nuevo: así se le rompe.
• No podés ponerlo encima de otro. Si a esa hora ese barbero ya tiene algo, te avisa y no guarda nada.

Un turno ya cobrado no se puede mover ni sacar. Esa plata ya está anotada en la caja del día. Si hace falta, primero se anula el cobro desde Cobros.

Cuando el turno se sale de tu horario

Si cargás o movés un turno a una hora en la que no atendés, se guarda igual y abajo aparece un aviso:

Ojo: ese turno termina 19:30 y los lunes cerrás 19:00.

No es un error y no te frena. Encajar a alguien fuera de hora es normal: viene un conocido, le decís que se quede, y lo anotás. El panel es tu puerta de atrás y no te lo va a impedir.

Está para que un dedazo se note el día que lo cargás y no el día del turno. Escribir 18:45 queriendo poner 17:45 se ve exactamente igual que decidirlo a propósito, y sin el aviso te enterás cuando ya cerraste. Si fue a propósito, ignoralo.

Esto es solo del panel. Un cliente no puede reservar fuera de tu horario ni queriendo: la página nunca le ofrece una hora que termine después de que cerrás.

Sacar un turno de la agenda

La × arriba a la derecha del turno. Pregunta antes de hacerlo, así un dedo mal apoyado no le borra el turno a nadie.

La hora queda libre para que la tome otro. El turno no se borra: queda anotado que se canceló, igual que cuando cancela el cliente desde su link.

Si es un turno fijo, pregunta qué sacás: Solo este, para la semana que el cliente no puede, o Este y los que siguen, para el que dejó de venir. Las semanas anteriores quedan como estaban.

Cargar un turno

Abajo de la agenda, Cargar un turno. Es para el que cae sin reservar.

Solo se pide la hora y qué se hizo. El nombre y el teléfono son opcionales: al que entra por la puerta un martes a las tres no le vas a pedir el mail.

Si atiende más de uno, tenés que decir quién lo atiende. El desplegable arranca vacío y no deja guardar hasta que elijas. Es un toque más, y está para que un turno no caiga en la agenda de otro sin que nadie lo haya decidido: antes venía con el primero de la lista puesto, y cargando rápido se lo llevaba siempre esa persona.

Mirando la agenda de un barbero, esto no aparece: el turno ya es de él.

El precio se congela igual que en una reserva de la página. Estos turnos aparecen marcados como Cargado a mano.

Cargalos. Si la mitad de los cortes entra por la puerta y no se anota, el recuento de la semana va a estar siempre por debajo de lo que trabajaste.

Turno fijo

Para el cliente que viene siempre el mismo día a la misma hora. Al cargar el turno, tildá Se repite todas las semanas y elegí:

• Qué días. El día que estás mirando ya viene marcado. Si viene martes y viernes, tocá los dos.
• Por cuántas semanas: 4, 8 o 12.

Queda un turno anotado por cada semana, a la misma hora y con el precio de hoy. Cada uno es un turno como cualquier otro: se mueve, se cobra y se saca por separado. En la agenda aparecen marcados como Turno fijo.

Si alguna semana ya hay algo a esa hora, esa se saltea y te dice cuál, así la hablás con el cliente. Las demás se cargan igual.

No se renueva solo. Cuando se terminan las semanas, lo cargás de nuevo. Es a propósito: un cliente fijo también se va de vacaciones, y una agenda llena de turnos que nadie va a usar le saca horarios a los que sí reservan.

Bloquear un rato

Para un turno médico, un almuerzo suelto, la tarde que te vas antes. Ponés desde, hasta y el motivo. Si atiende más de uno, también de quién es, por lo mismo que el turno: un rato bloqueado en la agenda equivocada le tapa horarios a alguien que sí estaba.

Nadie va a poder reservar en ese rato. Para el horario de todas las semanas no uses esto: usá Horarios.

Bloquear no te saca del reparto. Tomarte dos horas no hace que "El primero que haya" le dé el resto del día a tu compañero. Lo único que pasa es que en ese rato no te pueden reservar.